10 consigli per l’email professionale

10 consigli per l’email professionale

L’email è lo strumento più utilizzato per comunicare nel web. In particolare modo in ambito lavorativo è usato per rivolgersi a clienti e fornitori e per promuovere i prodotti o servizi con messaggi pubblicitari. Da tenere in considerazione però che l'utilizzo dell’e-mail è regolamentata dalla policy per il trattamento dei dati personali GDPR, da  rispettare per non incorrere in spiacevoli sanzioni.

Per essere in linea con la nuova normativa dobbiamo cambiare le nostre abitudini e seguire semplici comportamenti  se non abbiamo ricevuto autorizzazioni particolari da parte del destinatario:

  • Non è permesso memorizzare il destinatario nella nostra rubrica
  • Non possiamo tenere traccia e memorizzare la conversazione dopo aver terminato lo scambio di e-mail, dopo la conclusione del contratto o dopo archiviazioni per termini di legge.
  • Non possiamo inviare aggiuntive e-mail commerciali senza aver avuto l’autorizzazione.

Vediamo ora i 10 consigli per l’utilizzo professionale dell’e-mail:

  1. Curare il nome del Mittente, mettendo il nome dell’azienda + reparto o operatore.
  2. Inserire sempre l’oggetto in modo chiaro e specifico.
  3. Evitare di inserire altri destinatari nel campo Cc sconosciuti al destinatario principale.
  4. Fare attenzione ad una corretta ortografia nel messaggio.
  5. Non fare uso eccessivo di parole tutto maiuscolo, queste indicano un tono di voce Alto e aggressivo .
  6. Non allegare documenti troppo pesanti. Per questo tipo di documenti utilizzare servizi dedicati.
  7. Scrivere in modo semplice e diretto, dividendo il messaggio in paragrafi per facilitare la lettura. 
  8. Rispondere sempre alle e-mail anche solo per comunicare l’avventura ricezione. 
  9. Rispondere evitando nuove email per mantenere una storicità della comunicazione.
  10. Inserire una firma completa con recapiti telefonici e la dicitura sulla privacy.

La cura delle e-mail è molto importante per l’azienda, alla pari del logo e diventan parte integrante nelle azioni di Marketing e Brand Reputation.

Ricordiamoci che dalle email che inviamo può cambiare la percezione che gli altri hanno di noi e della nostra azienda. Spetta a noi fare in modo che l'immagine sia  sia buona oppure mediocre.

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