Un' e-mail efficace moltiplica il valore del tuo messaggio

Un' e-mail efficace moltiplica il valore del tuo messaggio

L' e-mail è uno strumento di comunicazione molto più importante di quello che non si pensi; permette un collegamento immediato tra le parti, ma spesso può divenire controproducente, se vengono ignorate quelle che sono considerate le regole del “galateo” online, sia nello scrivere che nel rispondere. In questo articolo proponiamo i passi principali necessari per rispondere in modo efficace ad una email.

INFO GENERALI

  • Più destinatari sono presenti nell'email, più attento si deve essere nell’inviare una risposta.
  • Se sei stato inserito nel campo cc, molto probabilmente non è necessario rispondere.
  • Cerca di dare una risposta a tutte le email importanti entro 24 ore, poiché se il mittente non la riceve, potrebbe pensare che il suo messaggio è stato considerato come non rilevante.

LO STILE

  • Se il testo è formulato in un tono formale, dovresti scrivere in modo altrettanto formale.
  • Tenta di dare alla gente il beneficio del dubbio, se trovi un’email dal tono aggressivo o maleducato. Astieniti dal criticare il contenuto dell’email.
  • Per affrontare i problemi personali con qualcuno, utilizza il telefono o un incontro di persona. Tutto ciò che è incluso nel primo paragrafo otterrà maggior enfasi.
  • Se ricevi un' email “confusionaria”, prima di rispondere leggila almeno 3 o 4 volte e hai modo di telefonare alla persona, chiamala e chiarisci tutti i dubbi. Una breve telefonata di chiarimento può evitare che le risposte e-mail vengano distorte.
     

RISPONDERE ALLE DOMANDE

  • In nessun caso dovresti rispondere alla prima domanda senza leggere le altre.
  • Se ci sono più di 3 domande, copia e incolla i quesiti nella tua email e rispondi sotto ciascuna.
    Oppure è possibile inserire un trattino o un punto sotto la domanda per indicare la tua risposta.
     

COME IMPOSTARE LA RISPOSTA

  • Inizia la tua email con un saluto, a carattere formale (come ad esempio "Egregio Signor Rossi) o più discorsivo (come "Ciao, Gigi").
  • Ringrazia la persona per l’email ricevuta, se è utile, creativa o tempestiva. Un po' di adulazione può essere utile. Sii molto breve.
  • Aggiungi il saluto alla fine. Come con gli auguri, usa un saluto formale (come "Cordiali saluti") o meno ("Ci sentiamo presto").
  • Aggiungi una firma sotto la chiusura di lettera. Molti programmi di posta elettronica ti permettono di inserire le firme automaticamente, ma altri richiedono l'inserimento manuale.
  • Rimuovi tutta la formattazione del testo. Le persone leggono le email su tablet, smartphone e altri dispositivi che non sempre prendono in considerazione le specifiche di formattazione. Togli il corsivo, il grassetto e non scrivere mai in maiuscolo (il maiuscolo equivale all'“URLARE”).
  • Infine rileggi e controlla la tua email prima di inviarla, anche dal punto di vista ortografico. Vedila come un comunicato professionale che sarà conservato, non come un documento da gettare. La maggior parte delle email personali e aziendali viene conservata a tempo indeterminato.

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